재고실사 방법, 숫자보다 차이 원인을 남기는 순서
재고실사는 장부에 적힌 수량과 창고에 실제로 있는 수량을 맞춰 보는 일입니다. 품목을 세고, 장부와 다르면 장부를 실제 수량에 맞춥니다.
그런데 차이가 날 때마다 장부 숫자만 실제 수량으로 고치고 끝나는 경우가 많습니다. 그러면 그날 장부는 맞지만, 왜 달랐는지는 남지 않습니다. 원인이 남지 않으면 다음 실사에서 같은 차이가 다시 나올 수 있습니다. 이 글은 실사에서 차이를 찾았을 때 무엇을 남겨 두면 좋은지 정리합니다.
재고 차이는 원인 몇 개가 합쳐진 숫자일 수 있습니다
재고 차이는 장부 수량에서 실제로 센 수량을 뺀 값입니다.
예를 들어 장부에는 120개인데 세어 보니 112개라면 차이는 8개입니다. 이 8개가 한 가지 이유로 생겼다고 보기는 어렵습니다. 출고했는데 기록하지 않은 것이 5개, 파손돼 버린 것이 2개, 입고 때 1개 많게 적은 것이 1개일 수 있습니다.
장부를 112개로 고치기만 하면 세 가지 원인이 숫자 하나에 묻힙니다. 다음 달에 또 차이가 나도 이번과 같은 이유인지 알 수 없습니다.
차이가 생기는 네 갈래
차이가 생기는 곳은 크게 네 갈래로 나눠 볼 수 있습니다.
1. 기록하지 않은 입출고
급하게 내보낸 물건이나 따로 챙겨 둔 물건은 기록이 뒤로 밀리기 쉽습니다. 출고 기록이 빠지면 장부가 실제보다 많게 남습니다.
2. 파손과 폐기
깨지거나 상한 물건을 버렸는데 장부에서 빼지 않으면 차이가 됩니다. 버린 수량과 이유를 따로 남겨 두면 나중에 손실이 어디서 났는지 따져 보기 쉽습니다.
3. 입력 실수
수량을 한 자리 잘못 적거나, 이름이 비슷한 다른 제품으로 적는 경우입니다. 이때는 물건이 없어진 것이 아니라 기록이 틀린 것입니다. 그래서 실사 수량으로 덮기보다 틀린 기록을 찾아 고치는 편이 맞습니다.
4. 보관 위치 착오
창고나 선반이 여럿이면 전체 수량은 맞는데 위치별 수량이 틀릴 수 있습니다. 한쪽 창고에서는 모자라고 다른 쪽에서는 남는 식입니다. 이 경우 위치를 바로잡으면 되고, 수량을 조정할 일은 아닙니다.
차이를 찾았을 때 남겨 둘 것
실사에서 차이를 찾으면 수량을 맞추면서 세 가지를 같이 남겨 두면 좋습니다.
- 언제, 누가 셌는지 같은 품목을 다른 날 다른 사람이 셌다면 결과를 비교할 수 있습니다
- 차이가 얼마인지 고친 뒤의 수량만이 아니라 고치기 전 수량과의 차이를 남깁니다
- 왜 달랐는지 위 네 갈래 중 어디에 해당하는지 짧게라도 적습니다
원인을 다 알 수 없을 때는 "원인 모름"이라고 적어 두는 것도 기록입니다. 원인 모름이 같은 품목에서 반복된다면 그 품목의 입출고 기록부터 살펴볼 수 있습니다.
엑셀로 실사하면 어디서 막히나
엑셀 재고표에서는 실사한 수량으로 칸을 덮어쓰는 경우가 많습니다. 덮어쓰면 고치기 전 숫자가 사라집니다. 메모 칸에 이유를 적어도 다음 실사 때 다시 덮이면 지난번 이유를 찾기 어렵습니다.
여러 사람이 같은 파일을 고친다면 누가 언제 그 숫자를 바꿨는지도 확인하기 어렵습니다. 실사 결과를 다른 시트에 쌓아 두는 방법도 있지만, 그 시트와 재고표를 맞추는 일이 하나 더 생깁니다.
실사 순서
- 실사할 날과 범위(창고, 품목)를 정합니다
- 세는 동안에는 입출고를 잠시 멈추거나, 멈출 수 없다면 실사를 시작한 시각을 적어 둡니다
- 위치별로 세고 장부 수량과 비교합니다
- 차이가 난 품목은 최근 입출고 기록부터 확인합니다
- 기록이 틀린 것은 그 기록을 고치고, 실제로 없어진 것은 조정으로 맞추며 이유를 적습니다
- 다음 실사 때 같은 품목에서 같은 이유가 반복되는지 봅니다
인스톡에서는 어떻게 할 수 있나
인스톡은 재고와 주문을 한곳에서 관리하는 재고관리 프로그램입니다. 실사와 관련해서는 이렇게 할 수 있습니다.
- 재고 조정 실사한 수량을 적으면 차이가 기록으로 남습니다. 조정 사유 칸에 이유를 같이 적어 둘 수 있습니다
- 재고 변동 내역 입고·출고·조정·이동마다 시각과 처리한 사람, 위치, 적어 둔 사유를 확인할 수 있습니다
- 정정 잘못 적은 입고·출고는 지우지 않고 정정으로 고칠 수 있습니다. 원래 기록은 정정됨으로 남아 고친 값과 나란히 볼 수 있습니다
- 조정 승인 팀 설정에 따라 조정이 승인 대기로 넘어가게 할 수 있습니다. 승인 전까지는 재고 숫자가 바뀌지 않습니다
- 위치별 재고 창고와 위치별 수량을 따로 볼 수 있어, 위치를 잘못 적은 경우를 찾기 쉬워집니다
정리
재고실사에서 차이가 나면 장부 숫자를 맞추는 것으로 끝나기 쉽습니다. 하지만 차이는 기록하지 않은 입출고, 파손과 폐기, 입력 실수, 위치 착오가 섞인 숫자일 수 있습니다.
수량을 맞출 때 언제 누가 셌는지, 차이가 얼마인지, 왜 달랐는지를 같이 남겨 두면 다음 실사에서 같은 차이가 반복되는지 확인할 수 있습니다.
14일은 그냥 써 보십시오
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"우리 창고는 실사를 어디서부터 시작하면 좋을까요?" 같은 질문도 위 번호로 받습니다.