재고관리 프로그램 선택 기준, 엑셀과 ERP 사이에서
재고를 엑셀로 관리하다 보면 표를 맞추는 데 드는 일이 늘어나는 때가 옵니다. 이때 많이 살펴보는 것이 ERP와 재고관리 프로그램입니다.
둘은 비슷하게 들리지만 다루는 범위가 다릅니다. 범위가 넓은 것을 고르면 지금 쓰지 않을 기능까지 익혀야 할 수 있습니다. 너무 좁은 것을 고르면 빠진 부분을 다시 엑셀에 적게 될 수 있습니다. 이 글은 재고관리 프로그램을 고를 때 확인해 볼 다섯 가지 기준을 정리합니다.
ERP와 재고관리 프로그램은 다루는 범위가 다릅니다
ERP는 구매, 생산, 판매, 회계, 인사 같은 회사 업무를 하나의 시스템으로 묶어 관리하려는 프로그램입니다. 한 곳에 입력한 내용을 여러 업무에서 같이 쓰는 것이 목표입니다.
재고관리 프로그램은 그보다 범위가 좁습니다. 물건이 어디에 몇 개 있는지, 언제 들어오고 나갔는지, 그 물건을 움직이는 주문이 어디까지 처리됐는지를 주로 다룹니다.
예를 들어 직원이 여덟 명이고, 품목이 120개, 거래처가 30곳인 회사가 있다고 해 보겠습니다. 이 회사가 어려워하는 일이 매달 재고표와 실제 수량이 맞지 않는 것이라면, 필요한 것은 입출고와 주문 기록입니다. 급여 계산이나 인사 기록까지 같이 바꿀 이유는 크지 않을 수 있습니다. 어느 쪽이 더 좋은가보다, 지금 풀려는 문제가 어디까지인가를 먼저 보는 것이 좋습니다.
재고관리 프로그램을 고를 때 확인할 5가지
1. 지금 풀려는 문제의 범위
먼저 지금 어디서 일이 늘고 있는지 적어 봅니다. 재고 수량이 안 맞는 것인지, 받은 주문을 재고 파일에 다시 옮겨 적는 것인지, 생산할 때 원료를 빼는 일이 밀리는 것인지에 따라 필요한 기능이 다릅니다.
적은 것이 재고와 주문 안에서 끝난다면 재고관리 프로그램으로 충분할 수 있습니다. 회계 장부와 인사 기록까지 같이 바꿔야 한다면 범위가 넓은 프로그램을 살펴보는 편이 맞을 수 있습니다.
2. 매일 입력하는 사람이 쓸 수 있는가
프로그램을 고르는 사람과 매일 입력하는 사람은 다른 경우가 많습니다. 입고와 출고는 창고나 작업장에서 일어납니다. 그런데 기록하려면 사무실 컴퓨터 앞까지 가야 한다면 입력이 뒤로 밀리기 쉽습니다.
화면과 입력 칸이 많을수록 익히는 데도 시간이 걸립니다. 한 식품 제조업체 대표에게서, 예전에 도입한 ERP가 너무 복잡해 결국 쓰지 않게 됐다는 이야기를 들은 적이 있습니다. 한 업체의 경험이지만, 고르기 전에 매일 입력할 담당자가 직접 한 번 써 보는 것이 도움이 됩니다.
3. 쓰던 엑셀 자료를 옮길 수 있는가
새 프로그램을 쓰려면 품목과 현재 수량을 먼저 넣어야 합니다. 품목이 수백 개라면 하나씩 입력하는 일이 시작 단계에서 가장 큰 일이 될 수 있습니다.
쓰던 엑셀 파일을 그대로 올려 한 번에 등록할 수 있는지 봅니다. 올리기 전에 어떤 칸이 어디로 들어가는지 확인할 수 있는지도 같이 봅니다.
4. 우리 업종에 필요한 기록을 남길 수 있는가
같은 재고관리라도 업종마다 남겨야 하는 것이 다릅니다. 일반 공산품은 수량과 보관 위치가 중요합니다. 식품은 같은 품목이라도 소비기한과 로트번호를 따로 봐야 합니다. 직접 만드는 제품이 있다면 생산할 때 원료와 완제품이 함께 움직입니다.
이런 기록을 프로그램에 남길 수 없으면 그 부분만 엑셀에 따로 적게 됩니다. 엑셀을 옆에 다시 두게 되면 같은 내용을 두 곳에 적어야 합니다. 지금 하는 일에 필요한 기록 칸이 있는지 미리 확인합니다.
5. 여러 사람이 써도 기록이 남는가
재고를 두세 사람이 같이 다루면 숫자가 틀렸을 때 어디서 틀렸는지 찾아야 합니다. 누가 언제 무엇을 바꿨는지 남는지 봅니다. 사람마다 할 수 있는 일을 나눌 수 있는지도 확인합니다.
엑셀과 ERP, 각각 어디서 어려워지나
엑셀은 대부분 이미 쓰고 있어서 바로 시작할 수 있습니다. 다만 입출고와 조정 이력, 로트번호를 빠짐없이 남기려면 그 방식을 표 안에 직접 만들어야 합니다. 여러 사람이 같은 파일을 고치기 시작하면 누가 무엇을 바꿨는지 확인하기 어려워집니다.
ERP는 회사 업무를 넓게 다루는 만큼, 처음에 정해야 할 것과 익혀야 할 화면이 많을 수 있습니다. 재고 문제를 풀려고 도입했는데 재고와 상관없는 설정부터 해야 하는 경우도 생길 수 있습니다. 현장에서 입력이 멈추면 프로그램 안의 숫자도 실제와 달라집니다.
두 경우 모두 프로그램 자체보다 매일 기록이 남는지가 결과를 가릅니다. 그래서 위 다섯 기준 중 2번과 3번은 직접 해 보고 확인하는 것이 좋습니다.
고르는 순서
- 지금 표를 맞추느라 일이 늘어나는 곳을 세 가지 정도 적습니다
- 그 일이 재고와 주문 안에서 끝나는지, 회계와 인사까지 걸리는지 나눕니다
- 후보 프로그램에 지금 쓰는 엑셀 파일을 올려 봅니다
- 매일 입력할 담당자가 입고와 출고를 직접 해 봅니다
- 소비기한, 로트번호, 원료처럼 업종에 필요한 기록이 남는지 확인합니다
- 체험 기간 동안 엑셀과 같이 두고 숫자가 맞는지 비교합니다
인스톡에서는 어떻게 할 수 있나
인스톡은 재고와 주문을 한곳에서 관리하는 재고관리 프로그램입니다. 위 다섯 기준에 맞춰 보면 이렇게 할 수 있습니다.
- 범위 출고를 한 번 기록하면 재고와 로트 기록, 거래처 미수금에 같은 내용이 함께 반영됩니다
- 현장에서 입력 iOS와 Android 앱에서 바코드를 찍어 입고와 출고를 할 수 있습니다. 휴대폰에서 기록한 내용은 웹 화면에서도 같은 재고로 볼 수 있습니다
- 엑셀 옮기기 쓰던 엑셀 파일을 올려 제품을 한 번에 등록할 수 있습니다. 넣기 전에 어떤 칸이 어디로 들어가는지 먼저 확인할 수 있습니다
- 업종에 필요한 기록 소비기한이 있는 제품은 입고할 때 로트번호와 소비기한을 같이 적어 둘 수 있습니다. 직접 만드는 제품은 레시피를 등록해 두면 만든 수량만 넣어도 원료가 함께 빠집니다
- 여러 사람이 쓸 때 팀원을 초대해 역할을 나눠 쓸 수 있고, 재고 변동 내역에서 누가 언제 무엇을 했는지 확인할 수 있습니다
가입하면 14일 동안 모든 기능을 써 볼 수 있습니다. 위 '고르는 순서'의 3번부터 6번까지를 그 기간에 해 볼 수 있습니다.
정리
ERP와 재고관리 프로그램은 어느 쪽이 더 좋은 것이 아니라 다루는 범위가 다릅니다. 지금 풀려는 문제가 재고와 주문 안에서 끝난다면 재고관리 프로그램부터 살펴볼 만합니다.
고를 때는 문제의 범위, 현장 담당자가 쓸 수 있는지, 엑셀 자료를 옮길 수 있는지, 업종에 필요한 기록이 남는지, 여러 사람이 써도 기록이 남는지를 확인합니다. 그중 현장 입력과 엑셀 옮기기는 직접 해 보고 정하는 것이 좋습니다.
14일은 그냥 써 보십시오
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