HACCP 일지 전산 기록관리, 수기와 달라지는 4가지
HACCP 일지는 매일 쌓이는 기록입니다. 냉장고 온도, 작업장 위생, 원료 입고 검사처럼 정해진 항목을 정해진 주기로 적고, 기준을 벗어나면 개선조치까지 남겨야 합니다.
종이 일지는 현장에서 바로 적기 편하다는 장점이 있습니다. 다만 기록이 몇 달, 몇 년 쌓이면 빠진 날을 확인하고 지난 기록을 찾고 보관하는 일이 늘어날 수 있습니다. 이 글은 일지를 전산으로 옮겼을 때 무엇이 달라지는지 네 가지로 정리합니다.
전산 기록관리란 무엇인가
전산 기록관리는 종이 일지에 적던 내용을 PC나 태블릿 화면에 적고, 그 기록을 프로그램에 모아 두는 방식입니다. 한국식품안전관리인증원도 수기로 작성하던 HACCP 일지를 PC와 모바일에서 작성하는 전산기록관리 서비스를 운영하고 있습니다. 전산 기록은 이미 HACCP을 운영하는 방식 중 하나입니다.
종이 양식을 화면으로 옮기는 것만은 아닙니다. 미리 정해 둔 서식이 있고, 그 서식에 맞춰 날마다 기록이 쌓이고, 기록을 고치면 고친 내역이 함께 남습니다.
예를 들어 냉장고 온도의 한계기준을 0~5℃로 정해 두었다고 해 보겠습니다. 종이 일지에서는 8℃를 적어도 종이는 아무 말이 없습니다. 기준을 벗어났는지는 적은 사람이나 확인하는 사람이 알아봐야 합니다. 전산 서식에는 한계기준이 같이 들어 있어서, 8℃를 적는 순간 기준을 벗어났다는 것이 화면에 표시됩니다.
수기와 달라지는 4가지
1. 기준을 벗어난 값이 적는 자리에서 표시됩니다
서식에 한계기준을 정해 두면, 벗어난 값을 적는 순간 그 칸이 이탈로 표시되고 개선조치 칸이 열립니다.
이탈을 나중에 찾아내는 것이 아니라, 적는 자리에서 바로 확인하고 조치를 같이 남길 수 있습니다.
값은 칸마다 바로 저장됩니다. 한 장을 다 채워 한 번에 제출하는 방식이 아니라서, 태블릿 화면이 꺼져도 적은 값은 남아 있습니다.
2. 빠진 날을 한 장씩 넘겨 보지 않아도 됩니다
종이 일지에서 빠진 날을 찾으려면 그 달 일지를 한 장씩 넘겨 봐야 할 수 있습니다. 매일 적는 일지가 여럿이면 넘겨 볼 장수도 그만큼 늘어납니다.
전산 기록에서는 한 달을 펼치면 날짜마다 작성, 빠짐, 이탈, 미확인이 표시됩니다. 점검하지 않은 날은 미점검일로 따로 모아 볼 수 있습니다.
3. 고친 기록에 고치기 전 값이 남습니다
기록을 고치는 일은 생깁니다. 숫자를 잘못 적었거나, 나중에 확인해 보니 다른 값이었을 수 있습니다. 종이에서도 엑셀에서도 고친 뒤에는 원래 값과 고친 이유가 남지 않는 경우가 많습니다.
전산 기록에서 완료한 기록은 읽기 전용입니다. 고치려면 수정자와 사유를 먼저 적고 들어가야 하고, 고친 칸에는 고치기 전 값과 고친 값, 누가 언제 왜 고쳤는지가 함께 남습니다. 확인을 받은 기록을 고치면 확인이 풀려 다시 확인을 받아야 합니다.
덮어쓰는 것이 아니라 고친 자국이 남기 때문에, 정정한 내역을 그대로 보여 줄 수 있습니다.
4. 심사 때 기간을 묶어 인쇄할 수 있습니다
심사를 앞두면 그 기간 일지를 모아 정리해야 합니다. 종이라면 묶어 둔 일지를 다시 확인하고, 빠진 날과 개선조치를 따로 찾아 표시해야 할 수 있습니다.
전산 기록에서는 펼쳐 둔 기간을 그대로 인쇄할 수 있습니다. 장마다 확인자와 개선조치가 함께 찍히고, 그 기간의 미점검일도 목록으로 붙습니다.
수기 일지가 번거로워지는 지점
수기 일지가 틀린 방법은 아닙니다. 기록이 적을 때는 종이가 오히려 빠를 수 있습니다. 번거로워지는 것은 기록이 쌓인 뒤입니다.
- 일지 종류가 늘면 날마다 빠진 것이 없는지 확인할 장수도 늘어납니다
- 지난달이나 작년 기록을 찾으려면 보관해 둔 묶음을 다시 꺼내야 할 수 있습니다
- 여러 사람이 같은 일지를 보려면 종이를 옮기거나 복사해야 합니다
- 고친 기록은 원래 값과 고친 이유가 남지 않는 경우가 많습니다
네 가지 중 지금 가장 시간이 많이 드는 곳이 어디인지 보면, 전산으로 옮겼을 때 무엇이 먼저 달라질지 가늠해 볼 수 있습니다.
전산으로 옮길 때의 순서
한 번에 모든 일지를 옮기기보다 하나부터 옮기는 편이 부담이 적습니다.
- 지금 쓰는 일지 중 매일 적는 것 하나를 고릅니다
- 그 일지의 항목과 한계기준을 서식으로 옮깁니다
- 기록에 이름이 들어갈 작업자와 점검 대상을 등록합니다
- 처음 한두 주는 종이 일지와 같이 적으며 값이 맞는지 봅니다
- 한 달 뒤 기간을 펼쳐 빠진 날과 이탈이 제대로 보이는지 확인합니다
- 인쇄본을 쓰던 종이 양식과 나란히 놓고 빠진 칸이 없는지 봅니다
인스톡에서는 어떻게 할 수 있나
인스톡의 점검일지는 위 네 가지를 그대로 할 수 있게 되어 있습니다. 서식 관리에서 항목을 구간으로 묶고, 항목마다 숫자, 자유 글, 적합/부적합 같은 값 유형과 한계기준을 정할 수 있습니다. 주기는 매일, 매주, 매월 중에서 고를 수 있습니다.
점검일지 목록에서 오늘 작성을 누르면 그날 한 장이 열리고, 기준을 벗어난 값은 그 자리에서 이탈로 표시됩니다. 서식을 고치면 판이 올라가고, 예전 서식으로 적은 기록은 그대로 남습니다.
같은 프로그램에서 재고와 생산도 관리할 수 있어, 원료 입고와 생산 기록을 일지와 따로 옮겨 적지 않아도 됩니다.
정리
HACCP 일지를 전산으로 옮기면 기준을 벗어난 값이 적는 자리에서 표시되고, 빠진 날을 따로 모아 볼 수 있고, 고친 기록에 원래 값과 사유가 남습니다. 심사 때는 기간을 묶어 확인자와 개선조치까지 함께 인쇄할 수 있습니다.
수기 일지가 틀린 것은 아닙니다. 일지 종류와 기록이 늘어 확인하고 찾는 일이 많아졌다면, 매일 적는 일지 하나부터 옮겨 볼 만합니다.
14일은 그냥 써 보십시오
모든 기능을 열어 드립니다. 신용카드는 받지 않습니다.
전화로 물어보셔도 됩니다. 010-4838-0086 (평일 10:00~18:00)
"우리가 쓰는 일지 양식도 옮길 수 있나요?" 같은 질문도 위 번호로 받습니다.