소비기한 재고관리, 이른 것부터 출고하는 방법
식품 재고는 수량만 맞는다고 관리가 끝나지 않습니다. 같은 제품이 100개 있어도, 그중 일부는 소비기한이 일주일 남았고 나머지는 두 달 남았을 수 있습니다.
어느 것을 먼저 내보내느냐에 따라 기한을 넘기는 재고가 생길 수도, 생기지 않을 수도 있습니다. 이 글은 소비기한이 이른 재고부터 출고하려면 무엇을 남겨 두어야 하는지, 들어온 순서대로 내보내는 방식과 무엇이 다른지, 엑셀로 관리할 때 어디서 어려워지는지를 정리합니다.
들어온 순서와 소비기한 순서
재고를 내보내는 순서를 정하는 방법은 크게 두 가지입니다. 하나는 먼저 들어온 것을 먼저 내보내는 방법으로, 흔히 선입선출이라고 부릅니다. 다른 하나는 소비기한이 이른 것을 먼저 내보내는 방법입니다. 영어로는 FEFO(First Expired, First Out)라고 부르기도 합니다.
대부분은 두 순서가 같습니다. 먼저 들어온 것이 먼저 만들어졌고, 그래서 소비기한도 먼저 끝나는 경우가 많기 때문입니다. 그런데 두 순서가 다를 때가 있습니다.
예를 들어 같은 원료가 세 번 들어왔다고 해 보겠습니다. 3월 2일에 들어온 것은 소비기한이 4월 30일, 3월 9일에 들어온 것은 4월 20일, 3월 16일에 들어온 것은 5월 15일입니다.
두 번째로 들어온 것의 소비기한이 가장 이릅니다. 공급처가 다르거나, 공급처 창고에 먼저 있던 물건이 왔을 때 이런 일이 생길 수 있습니다. 들어온 순서대로 내보내면 3월 2일분을 먼저 쓰게 되고, 그동안 3월 9일분은 기한이 가까워집니다. 소비기한 순서로 보면 3월 9일분이 먼저입니다.
소비기한 순서로 내보내려면 필요한 것
1. 입고할 때 소비기한을 같이 적어 둡니다
출고할 때 소비기한을 보려면 그 값이 어딘가에 남아 있어야 합니다. 소비기한은 보통 상자나 포장에 적혀 있고, 장부에는 수량만 남는 경우가 많습니다. 그러면 출고할 때마다 창고에서 상자를 직접 확인해야 합니다.
입고할 때 소비기한과 로트번호를 수량 옆에 같이 적어 두면, 출고할 때 장부만 보고도 어느 묶음이 먼저인지 확인할 수 있습니다.
2. 같은 제품도 묶음별로 나눠서 봅니다
소비기한이 다른 묶음을 한 줄의 수량으로 합쳐 두면 순서를 정할 수 없습니다. 위의 예에서 원료 재고는 합쳐서 300개지만, 출고할 때 봐야 하는 것은 묶음별로 남은 양과 소비기한입니다.
3. 출고할 때 어느 묶음에서 뺐는지 남깁니다
출고 기록에 수량만 남으면 묶음별로 남은 양이 맞지 않게 됩니다. 장부에는 3월 9일분이 남아 있는데 실제로는 이미 나간 일이 생길 수 있습니다. 어느 묶음에서 몇 개를 뺐는지 같이 적어 두어야 다음 출고 때 순서를 다시 정할 수 있습니다.
4. 기한이 가까운 묶음을 따로 확인합니다
순서대로 내보내도 주문이 적으면 기한이 가까운 재고가 남을 수 있습니다. 기한이 얼마 남지 않은 묶음을 정기적으로 따로 확인하면, 그 재고를 어떻게 처리할지 미리 정할 수 있습니다.
식약처는 소비기한이 지난 제품을 판매 목적으로 보관하거나 진열하지 않도록 안내하고 있습니다. 기한이 지난 재고를 일반 재고와 섞어 두지 않는 것도 이 확인에 들어갑니다.
엑셀로 관리할 때 어려워지는 지점
엑셀에서도 소비기한 열을 하나 더 두면 묶음별로 관리할 수 있습니다. 품목과 묶음이 적을 때는 이것으로 충분할 수 있습니다.
어려워지는 것은 출고할 때입니다. 주문이 들어오면 그 제품의 묶음 줄을 찾아 소비기한을 비교하고, 이른 것부터 수량을 빼야 합니다. 이 판단을 출고할 때마다 사람이 해야 합니다.
예를 들어 주문 150개가 들어왔는데 소비기한이 가장 이른 묶음에 100개가 남아 있다면, 100개는 그 묶음에서, 50개는 다음 묶음에서 빼야 합니다. 두 줄을 고쳐야 하고, 하나를 빠뜨리면 묶음별로 남은 양이 실제와 달라집니다.
출고를 여러 사람이 맡으면 기준이 갈리기도 합니다. 누구는 들어온 순서로, 누구는 손에 닿는 것부터 빼면 장부의 묶음별 수량과 창고가 조금씩 어긋날 수 있습니다.
소비기한 순서로 출고하는 순서
- 입고할 때 소비기한과 로트번호를 수량과 같이 적습니다
- 같은 제품이라도 소비기한이 다르면 묶음을 나눠 둡니다
- 출고할 때는 소비기한이 이른 묶음부터 뺍니다
- 다른 묶음을 먼저 내보낼 이유가 있으면 직접 고르고, 어느 묶음에서 뺐는지 남깁니다
- 기한이 가까운 묶음을 정기적으로 따로 확인합니다
- 기한이 지난 재고는 일반 재고와 나눠 둡니다
인스톡에서는 어떻게 할 수 있나
인스톡은 재고와 주문을 한곳에서 관리하는 재고관리 프로그램입니다. 소비기한이 있는 제품은 이렇게 다룰 수 있습니다.
입고 소비기한이 있는 제품을 입고하면 로트가 만들어집니다. 소비기한과 로트번호를 수량 옆에 같이 적을 수 있고, 같은 제품이라도 들어온 날짜와 로트가 다르면 따로 쌓입니다.
출고 로트가 있는 제품은 어느 로트에서 뺄지 고를 수 있습니다. 고르지 않으면 소비기한이 이른 것부터 나갑니다. 어느 로트가 어느 출고로 나갔는지도 기록에서 확인할 수 있습니다.
기한 확인 기한이 다가온 로트를 재고 목록에서 따로 걸러 볼 수 있습니다.
정리
소비기한이 있는 재고는 들어온 순서와 내보낼 순서가 다를 수 있습니다. 나중에 들어온 묶음의 소비기한이 더 이를 때가 있기 때문입니다.
소비기한 순서로 내보내려면 입고할 때 소비기한을 같이 적고, 묶음별로 나눠 보고, 출고할 때 어느 묶음에서 뺐는지 남겨야 합니다. 이 세 가지가 이어져 있으면 기한이 가까운 재고가 뒤에 남는 일을 줄이는 데 도움이 됩니다.
14일은 그냥 써 보십시오
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"우리는 출고할 때 로트를 이렇게 고르는데 되나요?" 같은 질문도 위 번호로 받습니다.