엑셀 재고관리 한계, 시스템 전환 5가지 신호
엑셀은 재고를 처음 관리하기에 좋은 도구입니다. 품목이 많지 않고 한두 사람이 관리한다면 표 하나로도 충분할 수 있습니다.
달라지는 것은 업무가 늘어난 뒤입니다. 품목과 거래처, 함께 일하는 사람이 늘어나면 같은 표를 맞게 유지하려고 확인하고 고칠 일이 조금씩 늘어납니다. 언제 바꿔야 하는지는 업체마다 다르지만, 자주 보이는 신호는 있습니다. 이 글은 그 신호 다섯 가지를 정리합니다.
엑셀 재고표가 잘 맞는 범위
엑셀 재고표는 보통 품목 하나에 한 줄을 씁니다. 품목명, 들어온 양, 나간 양을 적고 수식으로 남은 수량을 계산합니다.
이 구조는 한 품목의 재고를 숫자 하나로 볼 수 있을 때 잘 맞습니다. 예를 들어 품목이 50개이고 한 사람이 하루에 열 건 정도 입출고를 적는다면, 표 하나로 관리하는 편이 오히려 빠를 수 있습니다.
반대로 한 품목을 숫자 하나로 볼 수 없게 되거나, 같은 표를 여러 사람이 고치기 시작하면 이 구조가 맞지 않기 시작합니다. 아래 다섯 가지가 그런 경우입니다.
시스템을 검토해 볼 만한 5가지 신호
1. 여러 사람이 같은 파일을 고치기 시작할 때
재고를 한 사람이 관리할 때는 누가 무엇을 고쳤는지 따로 적을 필요가 없습니다. 입고, 출고, 실사를 맡는 사람이 둘, 셋으로 늘어나면 사정이 달라집니다.
같은 파일을 여러 사람이 고치면 누가 언제 어떤 값을 바꿨는지 확인하기 어렵습니다. 파일을 각자 내려받아 고치다 보면 어느 쪽이 최신인지 헷갈리는 경우도 생길 수 있습니다. 숫자가 틀렸을 때 어디서부터 틀렸는지 찾기도 어려워집니다.
2. 같은 품목에 LOT와 소비기한이 붙기 시작할 때
소비기한이 있는 제품은 같은 품목이라도 들어온 날짜에 따라 따로 봐야 합니다. 이때부터 품목 하나에 한 줄이라는 구조가 깨집니다.
한 품목에 LOT가 셋이면 한 줄이 세 줄이 되고, 줄마다 소비기한 열이 붙습니다. 출고할 때는 어느 LOT에서 뺐는지까지 적어야 합니다. 품목과 입고 횟수가 늘어날수록 줄은 빠르게 늘어나고, 소비기한이 이른 것부터 내보내는 판단도 손으로 해야 합니다.
3. 실사할 때마다 같은 차이가 반복될 때
재고실사에서 장부와 실제 수량이 다른 것은 흔한 일입니다. 중요한 것은 차이 자체보다 왜 달라졌는지입니다.
엑셀에서는 실사한 수량으로 칸을 덮어쓰고 끝나는 경우가 많습니다. 그러면 입출고 누락인지, 파손이나 폐기인지, 입력 실수인지가 남지 않습니다. 원인이 남지 않으면 다음 실사에서 같은 차이가 다시 나올 수 있습니다.
4. 주문을 받아 재고 파일에 다시 옮겨 적고 있을 때
전화나 메신저로 받은 주문을 주문 목록에 적고, 출고할 때 재고 파일에 다시 적는 경우가 많습니다. 같은 내용을 두 번 적는 셈입니다.
두 번 적는 동안 품목이나 수량이 빠지거나 틀리기 쉽습니다. 주문은 나갔는데 재고 파일에 빠져 있으면, 그 차이는 다음 실사 때가 되어서야 드러날 수 있습니다.
5. 생산할 때마다 원료와 완제품을 따로 고치고 있을 때
직접 만드는 제품이 있다면 생산 한 번에 재고 두 가지가 움직입니다. 원료는 빠지고 완제품은 늘어납니다.
엑셀에서는 생산일지를 보고 원료 칸과 완제품 칸을 따로 고쳐야 합니다. 완제품은 바로 올려도 원료를 빼는 일은 뒤로 밀리기 쉽고, 그 사이 원료 재고는 실제보다 많게 남을 수 있습니다.
신호가 하나 보이면 바로 바꿔야 할까
하나가 보였다고 바로 바꿔야 하는 것은 아닙니다. 기준은 엑셀이 나쁜가가 아니라, 표를 맞추는 데 드는 일이 얼마나 늘었는가입니다.
예를 들어 담당자가 둘이어도 한 사람만 파일을 고친다면 1번 신호는 아직 약합니다. 반대로 담당자는 한 명이어도 품목마다 LOT가 여럿이라면 2번 신호가 먼저 커집니다.
다섯 가지 중 둘 이상이 겹치고, 그 때문에 실사나 월말마다 표를 다시 맞추고 있다면 시스템을 검토해 볼 시점일 수 있습니다.
옮기기 전에 정리해 두면 좋은 것
시스템으로 옮기기로 했다면 다음 순서로 준비해 두면 옮길 때 다시 정리할 것이 줄어듭니다.
- 지금 쓰는 엑셀 파일에서 품목 목록과 현재 수량을 정리합니다
- 창고나 보관 위치가 여럿이면 위치별 수량을 나눠 둡니다
- 소비기한이 있는 품목은 남은 LOT와 소비기한을 적어 둡니다
- 입고, 출고, 실사를 누가 맡을지 정합니다
- 처음 얼마간은 엑셀과 함께 두고 숫자가 맞는지 확인합니다
인스톡에서는 어떻게 할 수 있나
인스톡은 재고와 주문을 한곳에서 관리하는 재고관리 프로그램입니다. 위 다섯 가지 신호에 맞춰 보면 이렇게 할 수 있습니다.
- 여러 사람이 쓸 때 팀원을 초대해 역할을 나눠 쓸 수 있고, 재고 변동 내역에서 누가 언제 무엇을 했는지 확인할 수 있습니다
- LOT와 소비기한 입고할 때 LOT와 소비기한을 적어 두면, 출고할 때 소비기한이 이른 것부터 나갑니다. 먼저 내보낼 것이 따로 있으면 직접 고를 수 있습니다
- 실사 실사한 수량을 적으면 차이가 기록으로 남아, 언제 누가 얼마를 맞췄는지 확인할 수 있습니다
- 주문 거래처에 주문 계정을 열어 주면 거래처가 직접 주문을 넣을 수 있고, 출고를 처리하면 재고가 함께 빠집니다
- 생산 레시피를 등록해 두면 생산할 때 원료가 빠지고 완제품이 재고에 들어옵니다
처음 옮길 때는 쓰던 엑셀 파일을 그대로 올릴 수 있습니다. 품목코드, 상품명처럼 쓰던 칸 이름을 알아보고, 넣기 전에 무엇이 들어가는지 먼저 확인할 수 있습니다.
정리
엑셀은 재고를 처음 관리하기에 좋은 도구입니다. 다만 여러 사람이 같은 파일을 고치거나, LOT와 소비기한이 붙거나, 실사 차이의 원인이 남지 않거나, 주문과 생산을 재고 파일에 다시 옮겨 적고 있다면 표를 맞추는 일이 늘고 있다는 신호일 수 있습니다.
다섯 가지 중 둘 이상이 겹친다면 지금 쓰는 표를 한 번 점검하고, 시스템을 검토해 볼 만합니다.
14일은 그냥 써 보십시오
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"우리가 쓰던 엑셀 파일도 그대로 옮길 수 있나요?" 같은 질문도 위 번호로 받습니다.